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 首先第一步活动策划方要先明确自己的需求。如果路途耗时比较长，车内最好可以能装备电视，以方便乘客在乘车途中观看公司情况介绍的短片、脱口秀节目，甚或是电影来打发时间。

      组办团队活动的公司可能希望利用乘车时间将自己团队的成员组织起来，提高团队成员之间的熟悉度，因此活动策划方要把团队的目的放在首位。这可能意味着要租用更多的车，因为如果要保证团队成员不被拆散，那么每辆车可能都不会坐满。计算乘客总人数。

 

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另一方面活动策划方需要考虑客人的乘车时间。如果想租用特殊交通工具，则可以考虑双层车、校车、电车、铛铛车等。如果车程较长，最好选用普通巴士，因为巴士要比校车更舒服；如果只是从停车处到活动会场的短途车程，选择双层车或校车则更具趣味性。

      同时活动策划方必须清楚了解巴士停车处的位置、容量以及收费情况，并将停车费计入预算。要检查在停车处是否会有什么要求限制。巴士可以直接停在会场正门让客人下车，还是因为受到正门房檐的限制而需要停在侧门？客运巴士应该加满油，在活动开始前半小时到达会场，并保持车内车外纤尘不染。要有专门的工作人员检查。

      在租车的时候要了解费用中都涵盖了哪些项目。在一些地方“完整付费”的成本也要计入预算。完整付费是指租车计费从离开车库之刻起至返回车库时止，而并非从到达接站处开始计价。这一情况适用于各种交通工具。清楚了解租车的目的是接送客人还是需要在某段时间内方便用车。同租用豪华汽车一样，租用巴士也要清楚了解活动前后车辆的使用安排。活动策划方如果担心排车时间过于紧凑，或者想在时间上留出余地，那么可以延长租车时间，如果活动结束时间有可能晚于计划时间，则租车安排更应如此。