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对于所有的活动策划而言，首要步骤都是统观大局。在最终确定活动日期，甚至对活动场地进行实地考察之前，首先要对活动细节进行形象化考虑。这时必须返回头来对活动中涉及硬成本的要求和对活动空间的要求有一个全面的了解。最好是锁定举办活动的那一周，将一切细节以表格的形式列出。关于如何进行列表的更多详情请参看后面关于活动场地要求的章节。

活动部署一览表有助于你更准确地把握预算制订、时间安排、物流管理和内容编排，而这些方面都可能影响到关于活动的最终决定。这是一个行之有效的活动策划工具，并将随着活动的展开而不断完善，是一切活动元素赖以存在的基础。制表时，请尽量使用铅笔，以方便日后修改，也可以使用电子表格。印制时要多留备份，这样可以尽情添写活动的初始构想，并将这些活动元素任意组合，从而找到最满意的节能方案，保证活动大团圆结局、高调收场，取得皆大欢喜的效果。活动部署一览表有助于你选定活动内容与制定预算。进行活动策划时要牢记一点：活动各元素是环环相扣的。只要有一点的疏忽，就可能引发多米诺骨牌效应，使你的活动功亏一簧。首先要准备一份活动部署览表，并随着计划的进展而对其进行修改与调整，这样可以避免出现紧急状况或突发的意外。提前进行周详的计划，就可以在出现突发状况或临时变动时做到临危不乱。未雨绸缪方能游刃有余。必须考虑活动各元素的时间安排、物流管理与内容编排，这些将会影响到你日后的实际活动、活动现场以及活动效果。这些活动元素包括交通；食宿：货运；

除了活动各项内容的费用、员工薪酬、安保、各种许可证、保险等费用之外，还有提前进场与安装的费用，其中包括场租、劳务、设备、工会费用、工作餐等；排练场地，包括场租、劳务、设备、工会费用、工作餐等；活动当天的安排，包括活动各项内容的费用、员工薪酬以及场租、劳务、设备、工会费用、工作餐等；除了活动各项内容的费用、员工薪酬、安保、各种许可证、保险等的费用之外，还有设备的拆卸与撤离的费用，其中包括场租、劳务、设备、工会费用、工作餐等。

在对活动策划安排进行具体考虑时，用铅笔在相应的日期下标注出活动的日程安排，即活动流程。这时大家还并没有真正开始进行时间安排与物流安排，而只是在对自己举办的这一次活动以及活动的前、后期工作进行初步的构想。记住随身携带一本日历，以方便查看，在你所选定的活动日期前后是否有任何重大的日子，例如重要的节假日、宗教节日或大周末，这些可能会影响到供应商的送货以及客人参与活动的积极性。